Sfatiamo il mito del Multitasking

Studi e ricerche affermano che quando una persona, impegnata in un compito, lo deve abbandonare  momentaneamente per rispondere al telefono o per altri motivi, conclude il suo operato con un incremento di tempo e di errori del 50%.

Partiamo dal presupposto che anche se hai cento cose da fare, non puoi farle tutte e comunque non  puoi pensare di farle tutte insieme è realisticamente impossibile; il tempo non è una risorsa infinita e  dobbiamo immaginarlo come una coperta, se lo tiriamo troppo sopra la testa i piedi resteranno  scoperti.

Si, puoi camminare ed ascoltare musica o mangiare e guardare la TV, ma non puoi mangiare mentre  studi con la tv accesa, il tuo cervello non ce la fa perché non è progettato per fare più cose insieme. Per fare bene le cose devi cambiare approccio, concentrati su una cosa alla volta.

La concentrazione è una capacità che si può scindere e per essere davvero efficace richiede lo  sviluppo di altre capacità:

• La capacità di Selezione, fare tante cose può generare stanchezza ed insoddisfazione pertanto, se vuoi raggiungere l’eccellenza nelle cose che fai, devi essere in  grado di scegliere quelle importanti da fare e quelle dalle quali liberarsi, poiché meno utili.
• La capacità di Focus, una volta riuscito ad individuare le cose importanti da fare devi essere  in grado di dedicarti pienamente ad esse. Devi dare continuità di azione e dedicare sufficiente  tempo, in modo tale da entrare in connessione con la cosa che stai facendo, ignorando le  distrazioni e concludendo in modo eccellente il tuo compito; solo una volta che avrai terminato  di fare una cosa potrai dedicarti a quella successiva, così facendo vedrai che alla fine della  giornate le cose concluse saranno parecchie di più di quelle che avresti fatto “multitaskando” e balzando da una cosa all’altra senza tregua e soprattutto con scarsi risultati.
• Avere un metodo, raggiungere dei risultati di eccellenza dovrai dedicarti alle cose che desideri  svolgere, con un metodo.

Di seguito una possibile applicazione concreta.

Il metodo kanban

Il metodo kanban (che significa lavagna o cartellone), è un sistema visuale che permette di  tracciare il percorso di un biglietto (a cui è associato un determinato prodotto) all’interno di una  lavagna, rappresentando così lo stato di avanzamento dei lavori. La regola è mantenere un numero  limitato di biglietti che possono stare nelle diverse colonne della mappa, alla volta, in modo da  scandire meglio la gestione del tempo.

I due principi fondamentali del Personal Kanban sono: visualizza il tuo lavoro ed evita l’accumulo di lavori “in corso”.

Per organizzare un sistema bisogna prendere una lavagna (o un foglio bianco) dove poter usare  post-it, biglietti o magneti; dividere lo spazio in tre colonne: Opzioni, In Corso, Fatto o qualsiasi  altra denominazione che segni lo stadio del lavoro.

Dopodiché, si scrivono sui biglietti le cose da fare distinguendo, con i diversi colori, l’urgenza e il tipo (lavoro, vita personale etc.). Una volta posizionate nella colonna delle Opzioni si può cominciare a metterle sotto la colonna In Corso non più di tre alla volta; concluso il lavoro e posizionato il biglietto corrispondente nella  colonna Fatto, si può procedere con un altro e così via.

Il segreto è quello di non avere, nel tempo presente (ovvero la colonna In Corso) più di tre biglietti, in  modo da non sovraccaricarsi e obbligarsi a iniziare qualcosa solo dopo averne concluso un’altra. Questo passaggio eviterebbe il brutto vizio di avere “conti in sospeso” con i proprio lavori incompiuti, tipico di chi inizia mille cose e ne conclude poche.

“Se vuoi veramente concentrarti su qualcosa, la quantità ottimale di tempo da spendere è novanta minuti E attenzione a non inframmezzare la concentrazione con delle interruzioni, perché ci vogliono venti minuti per recuperarla.”

Winifred Gallagher